接待组的工作职责

为切实办好河南省第二届豫菜品牌大赛、彰显食品名城魅力，中国食品名城(漯河)杯河南省第二届豫菜品牌大赛生活接待组实施方案已经筹委会研究同意，现印发给你们，望生活接待组认真遵照执行，其它各组协同配合，确保本次大赛圆满成功。

附件：

中国食品名城(漯河)杯河南省第二届豫菜品牌大赛生活接待组工作方案及工作台帐

(2007年11月12日)

为切实做好第二届豫菜品牌大赛各级领导、特邀嘉宾、参赛选手的生活接待工作，确保大赛顺利开展，特制订如下工作方案：

一、接待原则

生活接待组按照“统筹安排、高效有序、热情周到、文明规范”的原则做好接待工作。 二、组织机构和责任分工

生活接待组组长：郭树恒

下设食宿安排部、车辆调度部、综合联络部、安全保卫部、医疗防疫部

1、食宿安排部：陶文静、刘伟、各宾馆联络员、各对口接待单位联络员

负责：(1)由市筹委会直接接待人员入住酒店的选定;

(2)由市筹委会直接接待人员的食宿安排;

(3)招待酒会的组织实施;

(4)自费人员入住酒店的推荐

2、车辆调度部：曹鹏、罗保忠

负责：(1)与相关单位联系、落实各种车辆;

(2)统一调度车辆，做好来宾接送工作;

(3)驾驶人员的培训和管理工作;

(4)车辆导游人员的培训和管理工作;

3、综合联络部：项丽、张卫斌

负责：(1)及时掌握参会人员名单、日程安排;

(2)向各酒店联络员、对口接待单位通报需要参加重大活动的来宾名单及时间、地点安排;

(3)与对口接待单位及其他工作组的联络、衔接工作;

(4)从相关工作部领取各种票证、资料，并向各酒店联络员分发;

(5)组织本工作组相关的协调会、现场检查工作。

4、安全保卫部：进驻各酒店的公安部门同志

负责：本酒店的安全警卫工作。

5、医疗防疫部：赵明阳

负责：本酒店住宿人员的医疗保障和食品安全工作。

三、接待内容

为参会的国家、省领导、河南省各地市参赛选手、特邀新闻单位免费提供11月30日至12月3日期间食宿及酒店至会场的车辆。

四、接待要求

(一)迎接

1、确认具体接待方案

各酒店联络员应在各代表团来漯前向其通报接待方案、沟通接待标准等事宜，确认来宾人数、时间、特殊要求等，做到严谨细致，不出纰漏，共同做好接待工作。

2、迎接准备

(1)人员准备

对口接待单位在约定的(高速)路口迎接代表团，并引导至入住酒店。相关联络员按照来宾抵漯时间，在约定的时间、地点集中，要求着装整齐、仪容整洁、佩戴工作证。

(2)物品准备

准备好欢迎牌、鲜花、各种票证、会务指南、房卡等。

(3)住宿准备

相关联络员要提前实地查看酒店位置、房间安排、设施状况。

(二)入住

1、入住手续的办理

相关联络员应在来宾抵达前办好入住手续，在来宾抵达时将分房名单等相关资料交与代表团负责人。

2、行李

行李由酒店服务人员分别送到客人房间。

3、报到

对口接待单位联络员在安排来宾入住后，协助代表团负责人履行报到等有关手续。

4、用餐

除宴会、宴请之外，原则上均采用自助餐形式，凭房卡用餐。因宗教信仰需要单独用餐的另行安排。国家、省市领导安排专用席位就餐。

(三)参会活动

1、全体接待人员要熟悉来宾应参加的各项活动，了解各项活动的举办时间、地点，对口接待联络员要在活动开始前的一定时间内提前通知参会人员。

2、车辆调度人员要提前通知司机做好出车准备并合理安排行车路线，保证来宾准时到达活动地点。

(四)欢送

1、人员准备

相关联络员按照团组离漯时间，在酒店大堂组织欢送，对口接待单位将代表团引导至(高速)路口或机常

2、手续准备

相关联络员应准备掌握代表团离开时间，及时会同酒店服务人员办理退房手续，帮助来宾搬运行李。

附件一：酒店联络员工作职责

附件二：对口接待单位工作职责

附件一：

宾馆联络员工作职责

生活接待组在各宾馆派驻联络员1名，其主要工作职责是：

1、全面做好来宾的报到、住宿、用餐工作;

2、负责与大会组委会的联络，领娶发放来宾的参赛票证、资料等;

3、根据市组委会安排，负责领导会见的贵宾的联络工作，并负责领导会见的引领与介绍;

4、负责来漯客商参赛、参观等活动的联络、组织、协调工作。组织来宾集体乘车前往赛区;

5、负责来漯客商提出的其他问题的协调工作;

6、及时排出来宾入住房间分配表;

7、大赛期间，宾馆派驻联络员应穿着指定的商务服装，并佩带大赛服务工作证。保持通信通畅，手机24小时开机。