(一)大事记的含义及记录范围
大事记是按照时间顺序记载一个地区、一个机关(单位)在一定时间、一定范围内发生的具有重要意义、影响深远和一定历史价值的重大事件或重要公务活动的日常事务文书。
对于一个机关(单位)来说，所谓“大事”，是指一定时间、一定范围内发生的具有重要意义、涉及面广、影响深远和有一定历史价值的事件。它的空间，包括所在的整个机关(或地区、系统);它的内容，包括自然、地理、经济、文化、业务工作等方面。
古人曾对大事记应当记什么说过这样的话：“大事则书，变古则事，非常则书，意有所示则书，后有所因则书。”这也可以说是大事记的五条记事原则。在现代，各机关(单位)大事记应予记载的内容主要包括：
1.全国、全省(市)的重要社会活动、改革措施对本机关(单位、地区、系统)的影响以及干部群众的反映。
2本机关(单位)的重要活动、重要会议及其所作出的重要决策。
3本机关(单位)和本机关(单位)批准的主要领导人的调动、任免、奖惩、退(离)休和逝世。
4本机关(单位)及本机关〔单位)批准的机构的建立、合并、撤销、名称及隶属关系的更改、体制变化、区划调整等。
5本机关(单位)颁发的重要文件、规章制度以及上级领导机关(主管部门)针对本机关(单位)所发出的各种文件。
6.上级领导机关和主管部门来本机关(单位)检查、指导工作，以及著名人物来本机关(单位)的重要活动。
7本机关(单位)领导人参加的重大活动、重要外事接待工作和出访，以及本机关(单位)著名人物重要的对外活动。
8.本机关(单位)制定出台的重大改革措施、取得的重大成绩和重大的发明创造。
9本机关(单位)发生的重要案件、事故、事件以及本地区发生的重大社会动态、气象变化以及严重自然灾害及其善后处理情况。
10本机关(单位)对所属部门和先进人物的命名、嘉奖，以及上级领导机关(主管部门)对本机关(单位)及所属部门和人物的命名和嘉奖。
11.重要建设项目的竣工、验收、投入使用及其经济效益。 12第一次出现的新事物
13.其他需要记载的各种大事、要事。
(二)大事记的类型及作用
大事记从不同角度可以分为多种类型：一是按性质分，有机关(单位)工作大事记，国家或地区(系统)大事记，专题大事记，传记性大事记等;二是按内容分，有综合性大事记(反映一个国家、一个地区、一个机关、一个单位各方面大事)和专门大事记两种;三是按体裁分，有条目式大事记和表格式大事记两种;四是按名称分，有大事年表、大事记述、大事年谱、月表等;五是按编写形式分，有的以时系事(即按年、月、日逐条记述)，有的以事系时(以问题为主，侮一个问题再按年、月、日时序分别记述)。
大事记是重要的历史资料，由于它记载和反映的是一个机关(单位、系统、地区)某一历史时期或某一阶段各方面的大事、要事，故可以从中总结工作的经验教训，不断改进工作;便于了解和查考某一时期的工作情况，为制定某方面的政策措施，编写地区(单位、部门)史(志)提供宝贵的基础材料。在机关(单位)的日常管理工作中，有些工作是正式文件无法反映或没有文件反映的，都可以通过大事记予以记载和反映。因此，大事记是每一个机关(单位)永久性档案的重要组成部分。
(三)大事记的结构和写法
大事记由标题和正文两部分组成。
1标题。大事记的标题有两种写法：一种是机关(单位)名称、内容和文种(大事记)，如《大学外事工作大事记》;另一种是机关(单位)名称和文种(大事记)，如《重庆市人民政府大事记》。
2正文。大事记的正文由时间和事项两部分构成。
(I)时间。时间的连续和有序，反映事物的发生、发展过程和行政管理工作的进展清况。因此，大事记必须按照时间的先后顺序记明年、月、日。〕有的重要事件还要求记清楚上午、下午或晚上的具体时间;有的工作事项不是一天完成的，则应记明起止日期，时间延续较长的某项工作，可以分为几个主要阶段分别记载。
(2)事项。即大事记需要记载的大事、要事，通常是一事一记如果一天之内发生几件大事，则按发生的先后顺序逐项记载，每项事一条，每一条一个自然段。如果是连日组成一件大事的，一般是放在事情的最后一天记载。
(四)大事记的写作要求
编写大事记总的要求是站在本机关(单位、地区、系统)工作全局的角度，用历史唯物主义的观点及时收集管理工作中各项重要工作事项，然后从中提取重要的、有价值的东西具体地说，编写大事记的要求是：
1选事准确。要从本机关(单位)性质、任务和主要职能等实际出发，选择、确定并记录大事、要事，突出自身活动的特点。属于全国、全省(市)的大事，只记与本机关(单位)相关部分的事项。
2记时清楚，机关(单位)任何大事、要事都发生在一定的时间。因此，大事记对每一件大事、要事都必须写清楚发生的时间年、月、日，特别重要的工作事项还要准确到时、分，甚至秒，原则上不使用诸如“近日”、“最近”、“上旬”、“中旬”、“下旬”、“月初”、“月底” 等不确切的日期表述。一般地说，正式文件应记生效日期;会议则记录召开日期，连续几天的会议，记明起止日期;大事记的条款，要严格按照事件发生时间的先后顺序排列，先排有准确时期的，后排接近准确日期的;日期不清楚的附于月末;月不清者附于年末;年不清者，原则上不予记载;个别特别重要的事项，其发生的时间一时搞不清的，也可以留待日后查证补充。
3.大事突出。每个机关(单位)在记录大事时，凡认为重要的都应记载下来，这是需要的。但是，其中有的事项对日后工作的参考利用价值并不大，应予鉴别，真正做到大事突出，要事不漏，琐事不录。
4.只述不评。大事记重在“记”，事情是怎样就怎样写，不需要加任何评论;语言要简明扼要，以“记清记准”为标准;表述方式要条文化，不要文章化。
